【关于】规章制度公司制定程序及有效公示全流程指引
一公司规章制度的重要性
正所谓无规矩不成方圆，公司若想于发展道路上稳步前行，则须握紧规章制度这把利剑。规章制度作为用人单位加强用工管理，推进生有序进行的工具，是公司管理不可或缺的重要文件。公司借规章制度规范秩序，但若规章制度存在法律上的瑕疵，可能反过成为法律风险源。因此在制定规章制度时，应严格把关，审慎进行。 二规章制度作为裁判依据的要件 一制度内容的合法性 法律虽赋予用人单位制定规章制度的权利，但亦应在合法范围内审慎进行，与法律规定相悖的内容并不具备效力。制度内容的合法性往往是实审核的重要要件。详见一则参考判例内容节选 厦门创信息科技股份有限公司蒋某劳动争议 案号2021闽02民终98号 审理法福建省厦门市级人民法 简要案情蒋某系创公司员工，创公司制定并公布的2019年奖励计划载明.二铁军之王名额2名一奖项内容 1.铁军之王第一名奖励购车基金人民币30万元； 2.铁军之王第二名奖励购车基金人民币15万元.另，创公司制定有十大铁律内容1.公司同部门不准谈恋爱;2.不准公众顶撞上司; 3.不准泄露公司机密; 4.2020年4月1日，蒋某因销售业绩达到规定标准而获得铁军之王第二名，但创公司却以蒋某违反公司铁律同部门员工不准谈恋爱的规定为由，拒绝向蒋某发放奖金0元。 双方引发劳动争议，案件历经仲裁一审二审阶段。 一审法认为公民婚姻自由且受法律保护，其他组织或者个人不得干涉。依据最高人民法关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释第十九条的规定，用人单位根据华人民和劳动法第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反家法律行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法审理劳动争议案件的依据。该文件依据已被废止，现应为最高人民法关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释一第五十条第一款之规定，用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反家法律行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义的依据。 用人单位有权根据自身的实际情况通过合法的程序制定规章制度，但内容不得违反家法律和行政法规。创公司关于禁止同部门员工谈恋爱的规定，于家法律有悖，创公司以蒋某与同部门同事谈恋爱违反公司铁律为由，主张蒋某不应获得‘铁军之王’奖金的理由不能成立，一审法不予支持。 二审法认为创公司制定的‘十大铁律’，其内容是规范公司员工的工作纪律，属于公司规章制度的范畴，一审适用最高人民法关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释第十九条该文件依据已被废止，现应为最高人民法关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释一第五十条进行认定，法律适用并无不当。而恋爱自由是公民依法享有的人身权利之一，一审判决认为‘十大铁律’‘公司同部门不准谈恋爱’的内容有悖法律规定，并据此认定创公司以蒋某与同部门同事谈恋爱违反公司铁律为由拒付蒋某‘铁军之王’奖金的理由不能成立，亦无不当。 以上判例为厦门于2021年发布的十大典型案例之一，其对于厘清涉及员工切身利益的公司规章制度的效力认定问题具有良好指引作用，法律虽赋予了公司制定规章制度的权利，但公司所制定的规章制度内容条款应当在法律法规允许的范围内，而不得与其相悖，侵害劳动者的合法权益。否则，即便该制度已经民主公示程序进行，亦无法在劳动争议当作为有效依据。 二制度内容的合理性 公司规章制度作为劳动生秩序的管理工具，除合法性外，合理性亦是法及仲裁委考量的重要要素。详见如下参考判例内容节选 张某诉京科技苏州有限公司支付赔偿金纠纷案最高公报劳动争议案例裁判规则汇总20042020之十 案号2010苏民终字第0591号 审理法江苏省苏州市级人民法 简要案情张某系京公司员工，从事设备维护工程师工作。京公司于2008年9月8日召开职工代表大会，通过不允许乘坐黑车，违者以开除论处的决议。2009年4月13日上午10点左右，张某乘坐牌照为苏E8D891的车辆前往京公司宿舍区。2009年4月20日，京公司向张某发出离职通知单，以张某乘坐非法营运车辆为由与张某解除劳动合同。张某认为，京公司解除劳动合同的行为无事实与法律依据，属违法解除劳动合同，要求京公司支付经济赔偿金。 一审法认为京公司以乘坐非法营运车辆存在潜在工伤危险为由，规定员工不允许乘坐黑车，违者开除，该规定已超出企业内部劳动规则范畴，且乘坐非法营运车辆行为应由行政机关依据法律或法规进行规范，由用人单位依据规章制度进行处理不合理，不适当。工伤认定系行政行为，工伤赔偿责任是用人单位应承担的法定责任，京公司通过规章制度的设置排除工伤责任，不符合法律规定，因此亦属无效规定。故京公司不得依据该规定对员工进行处理，该公司因张某乘坐非法营运车辆而作出解除劳动合同系违法解除，损害了劳动者的合法权益，应当按劳动合同法之规定，向张某支付赔偿金。 二审法认为规章制度作为用人单位加强内部劳动管理，稳定协调劳动关系，保证正常劳动生秩序的一种管理工具，在日常的劳动秩序确实发挥着重要作用。但是，规章制度既要符合法律法规的规定，也要合情合理，不能无限放大乃至超越劳动过程和劳动管理的范畴。本案，员工张某乘坐黑车行为发生之日正值其休息之日，劳动者有权利支配自己的行为，公司不能以生经营期间的规章制度约束员工休息期间的行为。如果劳动者确有违法之处，也应由家行政机关等相关机构进行处罚，而不是单位。因此，京公司因张某乘坐非法营运车辆而作出解除劳动合同系违法解除，损害了劳动者的合法权益，应当按劳动合同法之规定，向张某支付赔偿金。 用人单位于依法制定的规章制度就解除劳动合同的标准进行明确规定的情形下，据该规定解除劳动合同的行为是否当然合法，对此法律并无明确规定。上述案件被收入最高公报案例，足以见得规章制度的合理性亦是法审理劳动争议案件时的一项衡量指标。如员工行为并不会直接对单位正常经营管理造成严重影响，而用人单位据此解除劳动合同的，一般被认定为违法解除。结合实判例，法除对规章制度制定进行合法性审查，还会从用人单位生经营特点社会公众普遍认知和一般道德观念审查规章制度的合理性。 三制定程序的合法性 在内容合法合理的前提下，还有一项重要工作民主公示程序的履行，往往容易被公司所忽略。然而，对于直接涉及劳动者切身利益的规章制度，法及仲裁委是否采信相关规定，其一项重要审查项目即为民主公示程序的履行。详见判例内容节选 案号2020粤03民终号 审理法广省深圳市级人民法 简要案情长科技有限公司以许某消极怠工态度恶劣等行为严重违反公司规章制度为由，解除与许某的劳动合同，许某认为公司构成违法解除要求支付赔偿金，案件历经仲裁一审二审阶段。 二审法认为长科技有限公司主张许某存在消极怠工态度恶劣等行为，有权依照员工手册的规定与许某解除劳动关系，无需支付经济补偿金，但其并未提交相应的证据证明许某在工作过程存在态度恶劣不服从公司管理等情形，其所提交的双方确认的考勤表上并未显示许某存在缺勤情况。根据华人民和劳动合同法第四条第四款的规定，用人单位在制定修改或者决定有关劳动报酬工作时间休息休假劳动安全卫生保险福利职工培训劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表等协商确定。 长科技有限公司所提交的员工手册收阅确认签收表虽然有许某确认签名，但长科技有限公司未能举证证明员工手册的制定过程经过了民主程序，该员工手册不能作为用工管理的依据。长科技有限公司以未经民主程序制定的员工手册为依据解除与许某的劳动合同，依法不能成立，应认定长科技有限公司解除劳动关系属于违法解除，判决长科技有限公司向许某支付违法解除劳动合同赔偿金。 通过上述判例可知，劳动者作为企业规章制度的适用对象，应当对与其相关的规章制度内容具备充分的了解，这就要求企业规章制度的制定程序必须经过一道法定的公示程序，未经合理的公示程序，不能以此约束劳动者。 四未履行民主公示程序的风险 最高关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释一第五十条第一款规定用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反家法律行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义的依据。也即，一份合法有效的规章制度，在内容合法合理的前提下，还须确保经过民主公示程序。单位未能举证证明履行了民主公示程序的，不仅日常无法作为有效管理依据，如生劳动纠纷，亦面临相关规定无法得到采信的风险。 实践，用人单位因未履行民主制定或公示程序而导致败诉的案件不胜枚举，用人单位应当敲响警钟，保留好民主公示程序的书面证据，以免陷于被动。 三全流程操作指引 一民主程序 1.制定规章制度草案由公司人力资源部或其他相关部门结合公司的实际情况，就用工管理事宜进行详细规定，形成初稿文件。 2.传阅规章制度初稿文件通过公司内部网络，将制定好的规章制度草案发放给职工代表大会或全体职工，请员工确认签收。 3.职工代表大会或者全体员工讨论通知职工代表或全体员工参会讨论制度内容，将制度内容向员工进行解释，征询员工的意见。注意保存会议的参会通知会议签到表。 4.提出方案和意见请参会人员就文件内容提出意见和方案，制作征求意见协商记录表。 5.与工会或者职工代表等协商确定公司根据收集到的意见和方案与参会人员进行充分讨论，对制度草案进行完善，与参会人员协商确定最终的制度文本，并就会议内容制作会议纪要，请全体参会人员签名确认。 附部分参考模板 二有效公示方式 经过民主程序制定的规章制度，还应当向劳动者公示或者告知劳动者，才能发生法律效力。实存在许多用人单位未将规章制度告知劳动者或向其进行公示，或者对于告知或公示行为并未保留有形证据，从而承担举证不能的法律后果。 向劳动者公示或告知规章制度为关键一步，稍不留意，其风险不容觑。因此，用人单位应注意保留规章制度已为员工所知悉的证据，建议进行如下操作 1.作为劳动合同附件进行公示，列专款予以明确。 于劳动合同列专款约定乙方劳动者确认在签订本合同前已充分阅读甲方公司的规章制度，了解其背后法律含义，并承诺严格遵守。注意应将相关规章制度的具体名称予以具体列举。 2.印刷纸质文件进行公示，保留签收记录。 将规章制度印刷成册发放给员工，制作规章制度传阅确认单，保留员工阅读后的确认签名。 3.通过网站电子邮件公示 将规章制度陈列于公司网站以邮件形式发送至员工电子邮箱。以此公示手段进行的，建议于劳动合同同步约定上述两种途径为有效公示送达方式。 4.组织培训考试公示 组织员工进行规章制度培训，并保留书面登记证据。在完成培训后，组织员工进行考试，由员工本人对涵盖规章制度重要内容的试卷进行作答，做好试卷保留。 5.通过企业微信钉钉OA等办公系统进行公示 将规章制度文件上传至企业微信钉钉OA等办公系统，并发布公告，要求员工进行查收及回复。 注意以上操作应择多项进行而不可仅限于一项，以规避证明力不足及证据丢失的风险。如下文件可供参考使用 有法，家有家规，公司规章制度好比公司内部的法律。制定完善有效的规章制度，是公司实现规范化管理和用工自主权的重要方式和依据，建议贵司审慎把关，严格执行。
